De tempos a tempos tenho a oportunidade de estar com o Rui Guedes, o Diretor-Geral da Soluções Ideais. Colaboramos em tempos em alguns projetos interessantes e gosto de o ouvir e aprender com as conversas que temos. Nesta conversa de início de ano, falámos sobre algumas questões que são importantes para ele no que respeita aos factores que têm ajudado no crescimento da sua empresa. Tem várias lojas da Soluções Ideias franchisadas, com uma presença por grande parte do país, sendo uma das empresas que nos últimos anos tem sido referenciada como exemplo no apoio que dá aos seus franchisados.
Tentei perceber alguns dos aspectos que para o Rui são fundamentais na procura do seu sucesso e que o têm ajudado a levar a sua empresa a bom porto. Foi uma conversa aprazível e houve aspetos que foram interessantes perceber que pratica e que acredito serem fundamentais para que qualquer líder consiga levar a sua empresa ao sucesso, principalmente num setor selvagem como é o setor imobiliário.
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Um dos aspectos salientados, foi a relevância do envolvimento dos seus colaboradores na tomada de decisão ou seja a preocupação em assegurar que os colaboradores são ouvidos antes de tomar as decisões. Claro que, depois da decisão tomada, todos devem seguir as orientações da empresa para assegurar que existem procedimentos, métodos ou abordagens ao mercado que sejam reconhecidas por todos e que tenha uma marca identitária comum. A este aspeto, acresce a necessidade de promover o reconhecimento e a satisfação dos seus colaboradores, valorizando-os enquanto pessoas, o que tem repercussões claras no desempenho, motivação e orientação para o cliente de todas as pessoas da rede.
Outro aspecto fundamental referido pelo Rui foi a preocupação de sistematizar as tarefas no sentido de cada pessoa, saber perfeitamente o que tem que fazer e que passos têm que ser dados em cada processo. Esta sistematização torna-se ainda mais importante, quando falamos de várias lojas em que existem pessoas com autonomia para tomar várias decisões, o que pode tornar mais complexa a disseminação da informação e das boas práticas. Assim, para que a comunicação seja um fator facilitador, há um acompanhamento frequente às várias lojas, que é reforçado sempre que uma loja solicite apoio extra, para além da formação permanentemente aos colaboradores e aos gestores dessas lojas. Desta forma, todos os colaboradores sabem (ou têm as condições para saber) como devem atuar aumentando significativamente a probabilidade de sucesso de cada uma das lojas e, consequentemente, da Soluções Ideais no seu todo.
Outro aspeto importante para o Rui é não "stressar". Procurar fazer o que tem que ser feito, procurar aproveitar as oportunidades, e ter a noção clara que outras oportunidades virão, se esta não for alcançável por variados motivos. Há que fazer o melhor possível para aproveitar as oportunidades, mas saber que não é possível estar em todas, pois levaria à dispersão e os resultados poderiam ser diferentes do esperado, para pior. É fundamental garantir sua sanidade mental e dos que o rodeiam para que a empresa possa ser conduzida de forma segura e sem sobressaltos.
Esta consciência do tempo, leva-me a outro aspeto fundamental: a necessidade de controlar a agenda, em vez de ser controlado por ela. Existe uma definição clara do que deve ser feito em cada dia da semana e em que áreas se deve atuar. Sendo aberto em muitos temas, nesta questão de agenda é intransigente e tem que dizer várias vezes não, para si e para os outros, para poder ter mão firme na sua agenda.
Outro aspecto significativo, está relacionado com a sua necessidade de procurar permanentemente conhecimento novo. o que o levou, recentemente, a inscrever-se num curso de MBA em gestão, para ter contacto com novas realidades, novas experiências que aos poucos vai transpondo para a sua organização ou consolidando algumas das práticas já existentes.
Esta fase de estudo e aprendizagem levou-nos a outro tema e a alguns exemplos dados por alguns dos professores com que tem contactado. Um dos exemplos de que falámos foi uma grande empresa que todos assumimos que é tecnologicamente impressionante e que as suas operações deverão ser baseadas em tecnologia de ponta. No entanto, para a gestão dessa empresa, são utilizadas ferramentas de gestão básicas, simples e de fácil entendimento. Algumas particularidades referem-se à realização de reuniões com todos os colaboradores em locais simples, muitas vezes salas completamente vazias. Reuniões feitas em pé e em locais onde a tecnologia é voluntariamente colocada de parte. Eventualmente poderá haver uma ou outra situação em que é necessário um computador para ir procurar alguma informação relevante, no entanto os gestores tentam que essa busca de informação, essa pesquisa seja feita num outro momento, de forma a que a reunião não seja interrompida por qualquer questão tecnológica ou necessidade de informação. Falando ainda sobre este exemplo concreto, as apresentações, ou o tempo de antena que cada uma das pessoas que está na reunião tem, são 5 minutos no máximo, independentemente da dimensão da tarefa ou do projeto. Quem vai expor perante a equipa ou grupo de trabalho alguma informação relacionada com as múltiplas situações de projeto, tem impreterivelmente 5 minutos. As pessoas têm que fazer um trabalho prévio de identificação das questões criticas na comunicação do tema aos participantes na reunião. Assim, asseguram reuniões altamente produtivas, evitando reuniões sem interesse e infindáveis e, consequentemente, a desmotivação e a aversão por reuniões, tão presentes em muitas empresas.
No seu processo de inovação esta grande empresa que foi tema de conversa, tem igualmente uma capacidade enorme e uma necessidade muito grande de explorar e conhecer profundamente os produtos da concorrência. Fazem ponto de honra de estudar profundamente a concorrência e os seus produtos comprando os produtos da concorrência os quais, lado a lado, vão sendo dissecados e compreendidos todos os passos que levaram àquele resultado final.
Outro aspectos crítico é assegurar que a simplicidade está sempre presente e fazem tudo o que podem para evitar grandes relatórios ou procedimentos. Estes relatórios ou procedimentos ou outras informações relevantes para as diversas análises nos diferentes níveis de decisão, devem ter uma página A4, no máxim, para assegurar que os decisores e outros interessados no processo tenham tempo e disponibilidade para olhar com olhos de ver para os documentos distribuídos. Grandes documentos correm um sério risco de ir para a gaveta por tempos infindáveis.
O Rui já tem alguns destes conceitos implementados na sua organização. No entanto, considera que é relativamente simples consegui-lo na sua organização, pois tem uma dimensão controlável. Segundo me confessou, no início ficou admirado com o testemunho de alguém que conhece por dentro essas empresas e que explicou que a procura constante da simplicidade pode ser o segredo do sucesso de muitas organizações. Associamos grandes empresas a sistemas complicados. Podem ser complexos, sem ser complicados.
A empresa de sucesso do Rui, exige-lhe muito tempo e dedicação. Todavia, ainda tem tempo para assegurar a sua sanidade mental e a sua boa forma física sendo altamente rigoroso no cumprimento de exercício físico, nomeadamente, através da prática da corrida que cumpre religiosamente. Esta disciplina assegura-lhe uma enorme energia para continuar a desenvolver a sua empresa para que possa continuar a bem servir os seus clientes, para lhes apresentar as soluções ideais para os seus problemas, para os teus desejos e para terem uma vida melhor.
Resumindo os fatores críticos de sucesso:
O envolvimento dos colaboradores;
A garantia da satisfação dos seus colaboradores;
A sistematização das tarefas;
O controlar rigorosamente a agenda;
A procura constante de conhecimento, através de outras pessoas que podem testemunhar e partilhar experiências diferentes.
O meu desejo é que haja mais pessoas com capacidade de gestão e, simultaneamente, com preocupação com as pessoas que contribuem para os seus projetos. Provavelmente, com outros exemplos com a capacidade de gestão do Diretor-Geral das Soluções Ideais, teremos uma economia mais sustentável, competitiva e orientada para resolver os problemas dos seus clientes.
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