Um novo mundo a ser explorado.
Dificilmente me veria a fazer auditorias on-line, há uns meses atrás. O contacto, a presença e o sentir o pulsar da empresa e das pessoas que fazem a empresa é essencial. Durante uma auditoria, a comunicação não verbal diz-nos muito e dá pistas que podem determinar se aprofundamos um tema ou se ficamos satisfeitos com as respostas. No entanto...
... O mundo muda e o admirável mundo novo coloca-nos desafios para os quais somos obrigados a adaptações bruscas. Uma dessas adaptações surgiu da necessidade de questionar algo que até ao momento ainda não tinha havido necessidade de o fazer: como podemos fazer auditorias não presenciais?
Tive a sorte de começar este processo de auditorias On-Line numa empresa de excelência, que é referência na área da biotecnologia, e que tenho a sorte de acompanhar há alguns anos, que valoriza as oportunidades de reflexão proporcionadas pelas auditorias.
No início do ano, quando planeamos as auditorias, estavam previstas as tradicionais auditorias presenciais. No entanto, a pandemia mudou tudo. Planos de contingência, prevenção e bom senso fizeram ver que realizar as auditorias presenciais não era uma boa ideia.
Assim, coloca-se a questão: como implementar esta ferramenta de monitorização e acompanhamento da empresa, visto que é uma prioridade dar continuidade a este processo para assegurar que o sistema continua conforme e ´gerido eficazmente?
Pensámos em aguardar para tempos em que o presencial voltasse a ser uma realidade. No entanto, a empresa não parou e a necessidade e vontade de manter o acompanhamento de toda a estrutura organizacional, fez com que toda a equipa envolvida decidisse avançar rapidamente para a realização das auditorias internas on-line.
E cá estamos, com um processo de 10 auditorias internas a decorrer até ao final de Junho.
Se está a valer a pena?
Até agora, há um sentimento generalizado entre auditores, auditados e equipa gestora do projeto que está a valer muito a pena. Surgem debates e temas pertinentes, que já estão a contribuir para a tal reflexão sobre os processos e a empresa.
Com este método, podemos ver a empresa à distância. Havendo ainda muitas arestas para limar, torna-se claro que é possível analisar ao longe a maioria dos processos e atividades da empresa.
Estas auditorias vão contribuir para a melhoria do Sistema de Gestão, sem qualquer dúvida.
As expetativas foram ultrapassadas, percebendo-se inúmeras vantagens neste tipo de auditorias On-Line. Não é o fim das auditorias presenciais, é sim um complemento importante para vários tipos de auditorias, em que a distância, as diferentes localizações da mesma empresa e a disponibilidade das pessoas se torna mais fácil de gerir.
Desta forma, "a necessidade fez o engenho" e este admirável mundo novo fez com que as auditorias On-Line, que se encontravam a uma distância de vários anos, se tornassem uma realidade bem presente no dia a dia das empresas. Estamos a falar de inovação de processo que surge induzida por uma situação de crise e que proporciona soluções complementares para o tratamento tradicional das auditorias.
É, sem dúvida, um processo para continuar.
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